Política de Tratamiento de Datos Personales

El presente documento formaliza la política de tratamiento de datos personales de los clientes, candidatos, colaboradores, proveedores y demás terceros que interactúan con VERTEX S.A.S. ("Vertex"), ya sea a través de nuestro sitio web, formularios de contacto, procesos de selección o cualquier otro canal.

VERTEX S.A.S. es una empresa privada legalmente constituida en Colombia, con presencia en Bogotá y Cartagena, correo electrónico de contacto gerenciavertexsas@gmail.com y líneas de atención +57 300 865 8910 y +57 312 491 6281.

Esta política aplica a todas las bases de datos de Vertex —incluyendo el formulario de contacto, el formulario de postulación a vacantes y la navegación general por el sitio web— y a los datos personales contenidos en ellas, respecto de cuyo tratamiento VERTEX S.A.S. resulte responsable, en el marco de la Ley 1581 de 2012 y las normas que la modifiquen, adicionen o reglamenten.

Para efectos de esta política, los siguientes términos —tomados de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013— tienen los significados que se indican a continuación:

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos

Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento.

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato sensible

Aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, y los datos de salud, vida sexual o biométricos.

Encargado del tratamiento

Persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento

Persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. En esta política, VERTEX S.A.S.

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia y transmisión

La transferencia ocurre cuando el responsable envía los datos a otro responsable dentro o fuera del país. La transmisión ocurre cuando el tratamiento lo realiza un encargado por cuenta del responsable, dentro o fuera de Colombia.

Los datos personales que Vertex recolecta, almacena y trata se utilizan de acuerdo con la Constitución, la Ley 1581 de 2012 y esta política, ya sea que el titular los entregue directamente por medio verbal, físico o en línea, o que Vertex los recaude a través de medios lícitos como bases de datos públicas.

Datos sensibles y de menores de edad: en el desarrollo normal de sus operaciones, Vertex no trata datos de niños, niñas o adolescentes. En caso de que resulte imprescindible hacerlo, contará con la autorización de sus representantes legales.

Información recibida de terceros: cuando Vertex recibe información personal de terceros, su uso se enmarca dentro de las finalidades autorizadas por los titulares y la actividad propia de Vertex como responsable del tratamiento. Con estos terceros, Vertex mantiene acuerdos que establecen sus obligaciones en materia de protección de datos.

En cada recolección de datos, Vertex informará al titular la finalidad específica antes de solicitar su autorización. En general, las finalidades del tratamiento incluyen:

• Gestionar solicitudes comerciales o institucionales, elaborar propuestas y responder a la persona o entidad interesada.
• Invitar a eventos propios o de terceros que Vertex considere de interés para sus contactos.
• Atender peticiones, quejas y reclamos formulados por clientes, candidatos y demás terceros.
• Atender requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones.
• Evaluar la idoneidad de un candidato para una vacante específica, gestionar el proceso de selección y comunicar su resultado. Los datos de un proceso no se reutilizan para futuras vacantes sin nueva autorización, salvo que el titular autorice expresamente conformar un banco de hojas de vida.
• Compartir información con terceros contratados que prestan servicios a Vertex para el desarrollo eficiente de sus labores.
• Transferir información a terceros que hayan sido autorizados expresamente por el titular.
• Realizar análisis estadísticos e históricos con base en los datos tratados; en tal caso, los resultados podrán compartirse con terceros sin incluir información personal identificable, salvo autorización del titular.
• Contactar a los titulares por correo electrónico, redes sociales, correo físico, mensajería instantánea o teléfono para las finalidades previstas en esta política.

Sin perjuicio de las demás disposiciones de la Ley 1581 de 2012, Vertex cumple con las siguientes obligaciones:

• Garantizar en todo momento el pleno ejercicio del derecho de hábeas data del titular.
• Solicitar y conservar, cuando resulte necesario, copia de la autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
• Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados por la ley.
• Adoptar procedimientos internos para garantizar el cumplimiento de la ley, en especial la atención de consultas y reclamos.
• Informar a la autoridad de protección de datos ante violaciones a los códigos de seguridad que pongan en riesgo la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Todo titular de datos personales tratados por Vertex tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Vertex, incluyendo datos parciales, inexactos, incompletos o cuyo tratamiento no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a Vertex, salvo que la ley exceptúe este requisito.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que Vertex ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de protección de datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales y constitucionales.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Cuando resulte obligatorio, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de Vertex se realiza con el consentimiento previo, libre, expreso e informado del titular.

Medios para otorgar la autorización: la autorización puede constar en un documento físico o electrónico, un mensaje de datos, una grabación de voz, o cualquier mecanismo técnico o tecnológico idóneo que permita verificar el consentimiento del titular — incluyendo las casillas de aceptación de nuestros formularios en el sitio web.

Prueba de la autorización: Vertex conserva registros o mecanismos técnicos idóneos para acreditar la autorización otorgada por los titulares de datos personales.

En el desarrollo de sus actividades, Vertex podrá capturar imágenes fotográficas y grabaciones de audio y video, directamente o mediante proveedores contratados para tal fin.

Este material se utiliza para (i) dejar constancia de las actividades desarrolladas, (ii) publicarlo en campañas informativas en distintos medios, y (iii) incluirlo en material audiovisual impreso, digital o electrónico, así como en el sitio web y redes sociales de Vertex. Vertex revisa cuidadosamente el material antes de publicarlo, para no atentar contra la dignidad, intimidad o buen nombre de las personas que aparezcan en él.

Quienes autoricen el uso de su imagen o voz reconocen que no tienen derecho a compensación económica, comercial o de otro tipo, y que dicho uso no transmite derechos de propiedad intelectual sobre el material.

Área responsable: la gerencia de Vertex atiende todas las peticiones, consultas, quejas y reclamos de los titulares relacionados con sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales.

Consultas: se atienden en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no es posible cumplir este plazo, se informará al interesado el motivo de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos: cuando el titular considere que su información debe corregirse, actualizarse o suprimirse, o advierta un posible incumplimiento de la ley, podrá presentar un reclamo identificándose, describiendo los hechos y adjuntando los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo está incompleto, se solicitará al interesado subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.

Una vez recibido un reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, la cual se mantendrá hasta su resolución. El plazo máximo para resolver un reclamo es de quince (15) días hábiles, prorrogables hasta ocho (8) días hábiles adicionales si se informa oportunamente al interesado.

Canal para ejercer estos derechos: los titulares pueden enviar sus peticiones, consultas o reclamos al correo electrónico gerenciavertexsas@gmail.com.

Vertex implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales frente al acceso no autorizado, la pérdida, la alteración o el uso indebido, de acuerdo con la sensibilidad de la información tratada.

Además del tratamiento descrito en las secciones anteriores, el sitio web de Vertex utiliza cookies propias y, únicamente con tu autorización, tecnologías de analítica y publicidad de terceros. El detalle completo de cada cookie, su finalidad, proveedor y vigencia aproximada está publicado en nuestra Política de Cookies.

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Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o reglamenten.

Esta política entra en vigencia en septiembre de 2026. Los datos personales tratados por Vertex permanecerán en sus bases de datos hasta que se cumpla la finalidad para la cual fueron recolectados. Vertex se reserva la facultad de revisar o modificar esta política en cualquier momento y publicará en este sitio web cualquier cambio; los cambios sustanciales se comunicarán a los titulares indicando la fecha desde la cual rige la nueva versión.